219
Microsoft Ofice Excel: tips, adviezen en downloads
Hoofdpagina's andere pagina's Excel  Tips en Truks
Indexpagina
Nieuwspagina
Overzicht downloads

 Overzicht slimme tips
Externe links
Excel rekenmodellen
Excel voorbeelden		 bescherming en beveiliging
celverwijzingen
Excel database
verticaal zoeken
 keuzelijstje maken
logische functies
Excel printtips
sjabloontips		 Tijdstempel
verplaatsen kopieeren
voorwaardelijke opmaak
datums en tijden

financiële functies excel











Database maken met excel 2007


Met Excel 2007 heeft U een electronisch rekenblad met weer veel meer ongekende mogelijkheden. Een van die mogelijkheden is het maken van Tabellen (database) in Excel. Via onderstaande uitleg zal ik proberen U wegwijs te maken. Als U nog met oudere versie van excel werkt kunt U de uitleg onder aan deze pagina bekijken (Harry's Pets shop). Als U in het bezit ben van Excel 2007 kunt U dat op de achtergrond het beste opstarten.

Het onderdeel tabellen maken vindt U onder het menu invoegen:

tabelmaken1

In bovenstaand voorbeeld heb ik in regel 2 een aantal omschrijvingen geplaatst die de kop van de tabel gaan worden. Op het plaatje hieronder heb ik de cellen B2 t/m G8 geselecteerd en op het ikoon tabel geklikt.

tip: 2 regels in 1 cel: type bv boekings druk de Alttoets in en geef een enter voor dan nummer in en geef weer een enter.

tabelmaken2

In het keuzevakje tabelmaken wordt het complete adres van de tabel weer gegeven. Ik moet alleen nog even aangeven dat de tabel kopteksten bevat. B2 t/m G2. Als ik vervolgens klik op OK dan krijg het onderstaande schermvoorbeeld te zien.

tabelmaken3

automatisch wordt het geselecteerde deel opgemaakt. Uiteraard kunt U dat nog aan passen. Tevens zie je dat er een filter in de bovenste rij is verschenen. Maar het wordt nog veel interessanter: Als je formules gaat invullen kun je deze nl automatisch in de gehele kolom van de tabel door laten voeren:

In het schermvoorbeeld hieronder heb ik in cel B3 het nummer 2100 ingevoerd en in cel B4 heb ik geplaatst:
=B3+1 je hebt nu een automatsche nummering. Je kunt ook heel makkelijk een kolom toevoegen. De tabel neemt alles automatsch mee. Na de kolom datum heb ik een kolom aantal toegevoegd en in het tabelletje 2 artikelen geboekt.

tabelmaken4
Let nog even op het bovenstaande menu hulpmiddelen voor tabellen zie je niet meer:


Het bestandje in de formule weergave:

tabelmaken5

In kolomB wil ik alleen een boekingsnummer hebben als er een datum is ingevuld: asl C4 leegis "" dan ; moet hij leeg "" blijven ander moet hij bij B3+1 geven. De formule in kolom H lijkt moeilijker dan hij is. Ik had eerst het bestand een naam moeten geven want nu heeft hij de naan tabel3. Uiteraard kun je dit later nog herstellen.
De rest van de formules is een kwestie geef een = klik in D3 geef een * en klik in G3 en geef een enter, de formule wordt nu automatisch doorgevoerd naar het einde van je tabel in dit voorbeeld tot en met regel 8

Om de hulpmiddelen voor tabellen weer terug te krijgen selecteer je de hele tabel je krijgt dan onderstaand schermafdruk:

tabelmaken6

klik op hulpmiddelen voor tabellen en je bent weer terug.

Je kunt op de tabel aan de onderzijde steeds regels toevoegen de formules die gemaakt zijn volgens het voorbeeld in kolom H worden automatisch meegenomen in de nieuwe regels. In mijn voorbeeld moet je wel de formule bij de boekings regels zelf naar beneden door kopieren.

Nieuwsgierig wat je met tabellen nog meer kunt doen:

Bezoek dan nog even mijn webpagina berekeningen met tabellen

een perfecte uitleg vindt U oa

De mogelijkheden met tabellen zijn ongekend. Als U nog met een oudere versie van Excel werkt zou je eigenlijk eens moeten overwegen om overstappen.

Vorige versies van Excel

Werken met de Exceldatabase een duidelijke uitleg met voorbeeld.


Als voorbeeld wordt het voorraad en facturatie bestand van Harry's Pets shop gebruikt.  
U kunt het downloaden door op het fotootje te klikken.
Voor zover wij de programma's hebben ingepakt hebben wij dit als Rar bestand
weggeschreven  om het uit te pakken kunt U met benodigde uitpak programmaatje
hier downloaden.     winrarnl

petsshopHarry's Pets shop



Harry heeft een eenmanzaak en verkoopt online dierenbenodigheden en maakt gebruik van een excel database voor voorraadadministratie magazijnverwerking en facturatie. Zelfs zijn bestellingen bij verschillende leveranciers doet hij met
 behulp van zijn database.
Het opzetten van zo'n database lijkt erg veel werk maar valt in de praktijk reuze mee als U de aanwijzingen hieronder
stap voor stap volgt is het eigenlijk een fluitje van een cent U zult er veel gemak van kunnen hebben.
Bij de uitleg gaan we het maken van de database behandelen, krijgt U uitleg over de functie verticaal zoeken en  
gaan we een magazijn bon en een factuur maken die de gegevens uit de database ophalen.

databaskop
Het hoofdbestand.
In het hoofbestand worden alle artikelen geplaatst. De om en om gekleurde regels zijn dmv voorwaardelijke opmaak
ingesteld.Dit bestand bevat 500 regels voor artikelen.  Om dit bestand als database te gaan gebruiken moet je het
hele bestand selecteren en als database gaan benoemen. Vervolgens kun je de database gaan gebruiken met bv
verticaal zoeken.

naamgeven

Nadat U het hele bestand heeft geselcteerd gaat U naar invoegen en klikt U op maken. U krijgt dan het rechterscherm
naam bepalen.

databasenaambepalen


Nadat U het bestand heeft benoemd als database ziet U in het onderste vakje =hoofdbestand$B$3:$H$504 staan.
Uw database begint in cel B3 en eindigd in cel H504 U bent nu klaar om hem te gaan gebruiken.

Nadat de database is benoemd kunnen we de benodigde formulieren gaan ontwerpen. Met behulp van
verticaal zoeken in de database kunnen we gegevens op gaan halen. Met behulp van voorwaardelijke opmaak  
kunnen we het een en ander gaan aanpassen naar onze wensen. De flexibiliteit van Excel maakt er veel mogelijk.

magazijn opdracht
Op het linker formulier gaan we verticaal zoekn gebruiken, regel 13 is gelinkt met het hoofdbestand zodat de
omschrijvingen gelijk zijn. Zie plaatje links onder formule =hoofdbestand !B3 = artikelnummer. Deze formule maakt U met de muis door het =teken te plaasten en naar het hoofdbestand indezelfde cvel te klikken. Het blauwe gedeelte (aantal) is gemaaakt met voorwaardelijke opmaak.

Weergave deel formules van bovenstaande magazijn opdracht. artikel nrs  =hoofdbestand!B3  omschrijving  
=hoofdbestand C3 De eerste formules 0nderhoofdbestand C3 is de formule die de omschrijving van artikel 301 ophaald (pvc hondenmand)

Uitleg van de formule:
=ALSdatabaseverticaalzoeken(ISNB(VERT.ZOEKEN(C14;hoofdbestand!$B$4:$H$503;2;
ONWAAR));"";VERT.ZOEKEN(C14;hoofdbestand!$B$4:$H$503;2;
ONWAAR))

De artikelnummers uit de database worden gebruikt om gegevens uit de database op te halen. De lijst artikelnummers zijn niet  opeen volgend want er moet een mogelijkheid zijn onder aan de lijst artikelen bij te voegen.  Excel kent aan wel of geen opvolgende nummers een waarde toe: WAAR of ONWAAR Het eerste gedeelte van de formuleISBN kijkt of de waarde onwaar is als hij waar is moet hij niks doen ( “”) Als aan de voorwaarde onwaar wordt voldaan wordt het nummer ingevoerd in cel C14 in de database opgezocht in de 2 kolom.



databasezoekkolommen

Om de maat en hoeveelheid behorende bij het artikelnummer op te zoeken kopieer je de formule (hier rechts boven ) naar rechts alleen dien je dan nog het  zoekkolom nummer aan te passen naar 3. De formules kopieer je naar behoefte naar beneden in het voorbeeld 24 regels. De blauwe vakjes maken we met voorwaardelijke opmaak : Als er niets staat bij artikel nummer moet er niets gebeuren anders willen we een blauw vakje met een dun streepje.  Selecteer eerst de betreffende cellen tot nr. 24 zie hieronder:

databaseopmaakaantal



 Zie uitleg van de formule boven bij magazijn opdracht.
=ALS(ISNB(VERT.ZOEKEN(C14;hoofdbestand!$B$4:$H$503;2;ONWAAR));"";
VERT.ZOEKEN(C14;hoofdbestand!$B$4:$H$503;2;ONWAAR))

microsoft excel, voorwaardelijke opmaak, tijdstempel, database, excel download, excel voorbeeld, excel sjabloondatabasefactuur



kolom D    omschrijving                       2
kolom E    maat of hoeveelheid       3
kolom G     aantal                                 5
kolom H     prijs/sk                                   6

prijs totaal is formule:  =ALS(C19>1;G19*H19;"")


Om te voorkomen dat de nullen worden afgedrukt of zichtbaar zijn hebbben we de cellen geselecteerd en voorwaardeljke opmaak gebruikt  celwaarde gelijk aan 0 daarbij de kleur van de inhoud van de cel op wit gesteld.

databaseopmaaaknullen

De tabbladen Voorraad bestellen en Betaal overzicht in de download worden hierbij niet behandeld.

Bij vragen of opmerkingen betreffende deze uitleg kunt U een mailtje sturen via de contact knop.

attentie




niet gevonden wat U zocht:

Alle technieken die ik heb gebruikt om een Excel rekenmodel te maken vindt U op deze website. Om het voor de beginnende Excel gebruiker simpel te houden gebruik ik geen VBA (de programmeer taal van Excel)  Bij de meeste  rekenmodellen heb ik de formule opbouw bij de uitleg van het rekenmodel geplaatst. Iedere download op deze website mag U gratis downloaden en gebruiken. U mag de downloads van deze website niet verhandelen of op andere website ter download aanbieden. Ieder rekenmodel  is met de meeste zorg door mij gemaakt. Een aantal rekenmodellen op deze website zijn voorzien van een paswoord. Mocht U een rekenmodel als uitgangspunt voor Uw werk willen gaan gebruiken dan heb ik al heel veel voorbereidend werk voor U verricht. U kunt dan tegen betaling een paswoord vrije versie bestellen. De paswoord vrije versie mag U niet gebruiken om later aangepast te gaan verhandelen. Bij de betreffende rekenmodellen vindt U een opgave van de prijs en het aantal werkuren per rekenmodel.

naar boven