voorraadadministratie in excel

Steeds op nieuwe een blanco factuur:

Rechtsklik met de muis op het tabje van de factuur en selecteer verplaatsen en of kopieeren schrijf de factuur weg als sjabloon.

Het sjabloon haalt de gegevens op uit de database.

U hoeft bovenstaande verwerking maar 1x te doen.

U mag daarna de database niet meer verplaatsen omdat de koppeling tussen de sjablonen dan wordt verbroken.

Voor de werkwijze met sjablonen kunt U de pagina werken met sjablonen eens bezoeken.

Heb je nog meer formulieren nodig die de gevens uit de voorraadlijst halen. Geen probleem eigenlijk een fluitjue van een cent als je weet hoe het moet:

Voeg een blanco tabblad toe. en kopieer de eerste zoekformule op het adres plaats eerst een artikelnummer van de voorraadlijst op het blanco tabblad in cel D4. Kopieer hierna de zoekformule uit het verkoopboek in cel E4. Je heb nu:

voorraadprobeer

Je kunt nu de formule doorvoerfen naar rechts en naar beneden. Rechtsklik op de regelnummers aan de linkerkant en je kunt regel toevoegen. omdat je het $ teken hebt gebruikt zullen de celadresssen zich automatisch aanpassen. Ze kun je op een simpele manier een paklijst- verzendlijst- reparatiebon - bestelbon maken.

In de paswoordvrije versie heb ik bovenstaand voorbeeld toegevoegd.

Alle formulieren dient U vanzelfsprekend als sjabloon weg te schrijven. Voordat U formulieren aan gaat maken. Pas dan eerst de voorraadlijst aan naar het gewenst aantal regels.

Als 2e voorbeeld werd aangemaakt het rekenmodel Voorraadbeheer service auto

perfect overzicht van de voorraad, km administratie en een compleet kostenoverzicht.

Met het Excel rekenmodel service auto wordt de voorraad in de service auto op de pijl gehouden. Eenmalig vult U de standaard voorraad in op het tabblad "Materiaallijst" Door alle materialen af te boeken op het tabblad "gebruikte materialen" wordt U dmv de rode arcering geattendeerd de ontbrekende voorraad voor een volgende rit weer aan te vullen.

autovoorraad

De voorraadlijst bevat 500 regels deze zijn simpel uit te breiden.

Het werkblad "gebruikte materialen" is gekoppeld aan het voorraad overzicht hierboven, ieder artikel wat U afboekt op deze lijst wordt van de bovenstaande lijst afgeboekt. Deze lijst bevat 1100 regels deze zijn simpel aan te passen.
automaterialen

Worden de zakelijke kilometers doorbelast aan de klant dan kunt U gebruik maken van het tabblad ritten registratie. De rittenlijst bevat 800 regels, deze zijn simpel uit te breiden.

In het kosten overzicht kunt U 10 verschillende kosten posten specificeren. Op het overzicht vindt U alle posten gespecificeerd terug. Voor iedere maand is er een kostenblad

autokost

In het kosten overzicht kunt U zelf de omschrijving van de 10 categorieën bepalen. Per maand vindt de totalen per categorie. Onderin de lijst vindt U de totalen van betaalde BTw terug. Geheel onder vindt U de Kilometer verantwoording.

autospec

I.vm het aantal uren (± 31 uur) wat ik in het voorbeeld heb gestoken is de proefversie voorzien van een paswoord. Mocht U dit rekenmodel willen aanpassen voor gebruik in Uw eigen onderneming, dan heb ik al heel wat voorbereidend werk voor U verricht. Een paswoord vrije versie kunt U bestellen voor 6,90 euro via info@martonline.org Een paswoord vrije versie wordt aan U gemaild na ontvangst van Uw betaling op ING Bank 1901736 tnv J.Th.M. de Haan. te Nijmegen. Dit rekenmodel is geregistreerd als zijnde intelectueel eigendom van de maker, het mag niet verhandeld worden of op een andere website ter download worden aangeboden. Een paswoord vrije versie is derhalve uitsluitend bedoeld voor eigen gebruik. vermeld bij Uw bestelling: voorraadbeheer serviceauto

Een proefversie van het rekenmodel administratie service auto kunt U hier downloaden.

Als 3e voorbeeld: Excel administratie voorraadlijst, klantenbestand, Medewerkersbestand, opdrachtbonnen en facturen.

Onderstaand heb ik het rekenmodel tijdsregistratie met declaraties van de pagina excelvoorbeelden verder voor U uitgewerkt. U ziet onder dat de tabbladen 2 verschillende kleuren hebben:

De rode zijn Uw vast gegevens: Uw Medewerkers, Uw opdrachtgevers en ten slotte de voorraad waar U mee werkt.
De blauwe tabbladen zijn Uw variable gegevens. U bent tenslotte afhankelijk van de boekingen die worden gedaan.

Aan de hand van Uw opdrachten(boekingen) worden opdrachtbonnen uitgeschreven en facturen aangemaakt.
Als U deze pagina zorgvuldig mee leest en het bestand daarna download kunt U het bestand aanpassen naar Uw werksituatie. Waar mogelijk verwijs ik naar pagina's op deze website waar U informatie vindt om een en ander zelf te maken (als U niet bekend ben met Excel)

VASTE GEGEVENS.

Uw medewerkers.

Iedere medewerker krijgt in dit bestand een nummer dit nummer wordt steeds gebruikt bij de Excel functie verticaalzoeken. Bij verticaal zoeken wordt de naam gevonden in dit bestand in kolom 2, het uurtarief wordt gevonden in kolkom 3 en het specialisme in kolom 4.

medewerkers

Uw klanten (opdrachtgevers)

Uw opdrachten start U altijd met een opdrachtnummer (dan kunt U later nog iets terug vinden) De datum van aanname van de klus en de afspraak datum. Een opdrachtgever die voor een 2e keer een opdracht plaatst krijgt altijd weer een nieuw nummer omdat aan de hand van dit nummer de opdrachtbon voor Uw medewerker wordt aangemaakt en de factuur is ook natuurlijk ook afhankelijk van het opdracht nummer.

opdrachtgevers

Uw voorraadlijst

De voorraadlijst heeft een beperkt aantal regels. Als U meer regels nodig is dat geen probleem die kunt U makkelijk toevoegen U zult wel de verticaalzoek functie moeten aan passen omdat deze is berekend op het door mij aangemaakt aantal regels. Op de pagina verticaalzoeken vind U meer in fortmatie over deze functie

Op de opdrachtbon en de factuur worden de artikelen en de bijbehorende prijzen doormiddel van de Excel functie verticaalzoeken in dit bestand opgezocht. Uw voorraadlijst bestaat uit een aantal artikelgroepen. Hiervoor is een keuzelijstje gemaakt in kolom G. De inhoud van het keuzelijstje vindt U onder Kolom S.

Uw variabele gegevens.

De lijst boekingen.

In het boekingsformulier vult u de datum van de klus in, de begin en eindtijd weet U nog niet, die vult U in als U de opdrachtbon van Uw medewerker heeft terug ontvangen. U vult ook het klantnummer in. Alle blauwe cellen kunt U invoeren de andere cellen worden voor U berkend.

boekingen

De opdrachtbon

	U vult het medewerkersnummer in en het klantnummer. Uw medewerker vult de begin en eindtijd van de werkzaamheden in. In het onderste gedeelte plaats hij de nummers en aantallen van de gebruikte materialen. Als u het formulier terug krijgt neemt U de werktijden over. En een kopie van dit formulier gaat bij de factuur.
. De factuur. Op de factuur vult U het klantnummer in, de bijbehorende gegevens worden opgezocht. U vult de naam van de medewerker in en het aantal uren die gefactureerd moeten worden. De materiaal kosten vind U aan de onderzijde van de opdrachtbon. In de kantlijn van de linker zijde vindt een + Dit gedeelte is dichtgevouwen als U het niet nodig heeft. DE eventuele bijkomende kosten kunt U achter het kruisje opgeven.

Als U de uitleg goed gevolgd heeft ziet U dat alle gegevens die moeten worden opgezocht uit de tabbladen met vaste gegevens komen. Natuurlijk is dit programma niet geschikt voor hele grote ondernemingen. Maar voor bv de ZZP-er zou dit rekenmodel met wat aanpassingen voor zijn eigen situatie al voldoende kunnen zijn. En het kost ook geen vermogen U kunt een proefversie hier gratis downloaden.

Met alle uitleg op deze website bent U nu in staat om een programma als boven zelf te maken. Als voorbeeld kunt U de gratis download bekijken. I.vm het aantal uren (± 20 uur) wat ik in het voorbeeld heb gestoken is het voorzien van een paswoord. Een paswoord vrije versie kunt U bestellen voor 3,95 euro
via info@martonline.org Een paswoord vrije versie wordt aan U gemaild na ontvangst van Uw betaling op
ING Bank 1901736 tnv J.Th.M. de Haan. te Nijmegen. vermeld aub bij Uw bestelling administratie klusbedrijf

Aanwijzingen voor bovenstaand rekenmodel. Om steeds blanco opdrachtbonnen, facturen ed te hebben dient U deze formulieren als sjabloon weg te schrijven als U onderstaande aanwijzingen volgt komt U daar ook uit.

Maak een mapje aan op Uw pc. In het mapje komt nog een mapje opdrachtbonnen en een mapje facturen.

Het moet er ongeveer zo uitzien (namen van de mapjes verzint U zelf maar.)

	Ik heb in de map documenten een mapje aangemaakt genoemd KLUSBDRIJF. Het bestand heb ik herbenoemd als Klusbedrijf hoofdbestand tevens heb ik 2 mapjes aangemaakt: facturen en opdrachten. In deze mapjes sla je straks al je facturen en opdrachtbonnen op Open nu het door U gedownloade bestand en probeer onderstaande verrichtingenuit.
. Hieronder: Rechtsklik met de muis op het tabblad boekingen. Je krijgt onderstaand keuze scherm. Klik op blad verplaatsen of kopieren. Je krijgt dan onderstaand scherm recht.	Kruis het vakje kopie maken aan. Als je het vergeet wordt het blad verplaatst. Klik nieuwe map aan. De nieuwe map wordt automatisch map een volgnummer genoemd.

Als je het goed hebt gedaan heb je nu een nieuwe map staan met alleen het tabblad boekingen	Nu moet je het bestand gaan herbenoemen. Ik heb het genoemd: boekingen en selecteer bij opslaan als Excel97-2003 sjabloon aan.

Als je nu een leeg excel blad opent en je klikt boven links op nieuw, dan kun je gaan naar: mijn sjablonen en vindt je het door jouw aangemaakte sjabloon terug. Iedere keer als je een nieuw blad nodig hebt kun je dat hier vinden.

Vervolgens verricht je met de bladen opdrachtbon en factuur hetzelfde. Een ding ben ik vergeten. Je zult de bladen eerst leeg moeten maken anders krijg je steeds de sjablonen met mijn voorbeelden er in. En de bedoeling is dat je steeds een leeg document kunt pakken. Een sjabloon schrijf je weg in de mapjes die je eerder hebt aan gemaakt bv als boekingen januari Als je de andere bladen als sjabloon hebt aangemaakt heb zie je hiernaast rechts hoe het er bij mij uitziet.