Excel vergaderingen en afspraken schema met declaratie overzicht

Als U jaarlijks veel vergaderingen moet bijwonen kunt U met behulp van excel deze in een een compleet overzicht bijhouden. Onderstaand een voorbeeld:




De werkmap bestaat uit 3 verschillende tabbladen:

Op het tabblad vergaderingen vermeld U alle terugkerende vergaderingen. De terugkeerde vergaderingen worden dmv de code in het vergaderschema vermeld. In het begin van het jaar zet U alle vergaderingen in het schema. Plaats U later afspraken of bijeenkomsten bij, door de sorteer functie staat alles direct weer in de juiste volgorde. U kunt per maand al Uw afspraken uitfilteren. Op het tabblad declaraties houdt U al Uw te declareren uitgave bij. Al Uw niet vaste afspraken kunt U natuurlijk ook in de planner vermelden, U overschrijft de zoekfunctie verticaal zoeken omdat die dan niet nodig is.
De heel belangrijke afspraken kunt U een kleur accent meegeven er zijn 7 verschillende kleuraccenten mogelijk.


Het overzicht bestaat uit een 2 tal Exceltabellen met eem daaraan gekoppelde lijst met terug kerende vergaderingen. Door het nummer van de vergadering in de tabel te plaatsen worden alle vergaderingen automatisch ingevuld. Met het kruisje in de 4e kolom worden de belangrijkste vergaderingen met een donkere tint geaccentueerd.

tabel terugkerende vergaderingen


De vergaderingen kunnen op willekeurige volgorde in het schema worden ingevoerd. In onderstaand voorbeeld zijn de managements vergadering en het overleg verkoop nederland dmv het kruisje zie hierboven als belangrijke vergadering gemarkeerd. D.m.v voorwaardelijke opmaak hebben alle even maanden een grijs blokje in de kantlijn. U kunt 7 verschillende kleur accenten in het vergaderschema weergeven.

belangrijke afspraken worden geaccentueerd weergegeven in het schema

De donker grijze blokjes links en rechts van het schema geven de oneven maanden weer

Sorteer mogelijkheden van de Excel tabellen.

Zowel het vergaderingen-overzicht als het declaratie-overzicht heeft verschillende ingebouwde sorteer mogelijkheden. In onderstaand voorbeeld wordt op de maand februari gesorteeerd. In het voorbeeld hierboven is de tabel gesorteerd op datum volgorde,


Na invoer is dmv de sorteerfunctie de vergaderlijst gesorteerd. door de grijze blokjes is er een duidelijk overzicht per maand. De voorwaardelijke opmaak van de grijze cellen wordt onder aan deze pagina behandeld.


voorbeeld sorteer functie


het vergaderings schema gesorteerd:


sortering op datum en tijd


Even snel een telefoonnummer van een contactpersoon opzoeken doert U met het filter van de alfabetische lijst contactpersonen.


het resultaat.

De formule opbouw van het vergaderschema:

D.m.v verticaal zoeken worden de gegevens opgezocht op het tabblad terugkerende vergaderingen
in kolom G staat het op te zoeken code nummer, de vergaderomschrijving staat op het tabbblad terugkerende vergaderingen in de 2 kolom. De locatie moet worden opgezocht in de 3e kolom. Je kunt de formule kopieren alleen het laatste cijfer moet je dan aanpassen.
als g4="";'''' wil zeggen als er niets staat moet er niets gebeuren anders moet het nummer in G4 worden opgezocht in het tabblad vergaderingen celadressen zijn B5 t/m E84 (het $ teken wil zeggen dat het een absoluut adres is.) 2 is de kolom waarin gezocht moet worden. onwaar wil zeggen het gevonden moet exact overeen komen.

Uw declaraties i.v.m. met het bijwonen van vergaderingen.

op het tabblad declaraties kunt U alle door U gemaakte kosten per vergadering gespecificeerd weergeven
In onderstaand voorbeeld zijn van alle vergaderingen t/m 2 februari alle gemaakte kosten ingevoerd.

alle declaraties in de lijst, deze lijst kunt U per maand uitsorteren.



Formule opbouw tabel declaraties

Voor de opbouw van de formules is net als bij de vorige tabel gebruik gemaakt van verticaal zoeken:
Als in cel E4 niets staat, moet er niets gebeuren anders moet de inhoud van cel E4 verticaal gezocht worden in de tabel vergaderingen in het bereik B5 t/m E84 in de 2e kolom.

Voorwaardelijke opmaak

In de tabel terug kerende vergaderingen kun je dmv een X de belangrijke vergaderingen een opvallende kleurtje geven. In het tabblad vergaderschema wordt dmv verticaal zoeken de geplaatste kruisjes teruggevonden. Deze staan in kolom J. Omdat we deze kolom verder niet nodig hebben is deze kolom verborgen. De formule vindt je hieronder.

I.v.m. het optellen van declaraties per maand is er een verborgen kolom (F) die de maandnummers weer geeft
deze kolom wordt tevens gebruikt voor de opmaak van de grijze cellen. Voor de even maanden zie je onder de gebruikte formules.




kleur van de voorwaardelijke opmaak aanpassen.
Bij de regels van voorwaardelijke opmaak kun je simpel de gebruikte kleuren naar jouw wensen aanpassen.
Klik de betreffende regel aan en klik dan op regel bewerken. In het vervolgschem klik je op opmaak en je veranderd de kleur.



In onderstaand voorbeeld zijn alle declaraties van januari uitgefilterd. Als je links onder het maandnummer invuld wordt het totaalbedrag aan declaraties weergegeven.

declaraties maand januari



Declaraties per maand.

Onderaan de tabel declaraties zijn een aantal verborgen regels in gebruik voor het opzoeken van de uitgaven per maand.

In regel 903 staat het voorbeeld van de formule uit regel K901
In kolom D niet zichtbaar staat de formule  bv =Maand(C897) deze geeft het maandnummer
In kolom K regel 906 t/m 917 worden de totalen per maand opgezocht. een voorbeeldformule vindt U op regel 907 kolom F t/m H

opbouw formules voor de tellingen per maand



Met bovenstaande uitleg kunt U nu Uw eigen vergaderschema maken en de kleuren gebruiken die U wenst.

Het boven staande rekenmodel als voorbeeld bestand kunt U hier downloaden.  


Zie ook mijn webpagina berekeningen met tabellen
                                                                                           




Niet gevonden wat U zocht:

Linkpartner worden:

In januari 2012 gaat deze website de 28.000 bezoekers per maand voorbij. (aantoonbaar) Heeft U zelf ook een website over Ms Excel of een andere relevante website en wilt U meer bezoekers. Wordt dan linkpartner van Martonline.org. Wij plaatsen een link van Uw website op een van onze excelpagina's aan U de keuze welke. Uiteraard verwachten wij een terugplaatsing op een interessante webpagina van Uw website. Interesse: stuur dan een mail naar info@martonline.org